INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali

RAMSOFT s.r.l. con sede legale in Via Covignano 215 – 47921 Rimini (RN), P.iva 04196450409 (nel seguito anche “Titolare”), vi informa, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali (“GDPR”), in relazione alla sottoscrizione del contratto di licenza d’uso del software (“Contratto”) di quanto segue.

1 TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

RAMSOFT è Titolare del trattamento dei dati personali comunicati al momento della sottoscrizione del Contratto e successivamente forniti in occasione dell’esecuzione del medesimo.

I dati personali che il Titolare raccoglie in relazione alla gestione del rapporto contrattuale e nelle eventuali fasi precontrattuali possono essere forniti direttamente dall’Interessato (come di seguito definito) o dal Cliente, ove si tratti di referenti interni al Cliente addetti alla gestione del Contratto. I dati personali trattati dal Titolare possono essere, in via esemplificativa e non esaustiva, i nominativi, le qualifiche, i numeri di telefono, codice fiscale, dati di pagamento e bancari, eventualmente la ragione sociale e gli indirizzi di posta elettronica di persone fisiche e di rappresentanti legali di società quali parti contrattuali del Contratto nonché dei referenti interni per la gestione dei contratti (nel seguito, gli “Interessati” e i “Dati”). Alcune informazioni, relative ad esempio ai dati dei rappresentanti e procuratori o ai bilanci o

all’affidamento della clientela, sono acquisiti anche presso fonti pubbliche (ad esempio Camere di Commercio, o servizi di informazione commerciale).

2 FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei Dati è effettuato dal Titolare nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all’instaurazione, gestione ed esecuzione di rapporti commerciali, ivi incluso la gestione del rapporto precontrattuale. In particolare, i Dati forniti dagli interessati saranno oggetto di trattamento, prevalentemente mediante strumenti informatici, per le seguenti finalità:

a) esecuzione di obblighi contrattuali e/o strettamente connessi alla gestione del Contratto, tra cui la gestione amministrativa e contabile dei contratti, la gestione dei pagamenti e delle fatture, il rilascio di servizi e la gestione dei servizi di supporto alla clientela. Il conferimento dei dati per tali attività è essenziale per la corretta gestione del Contratto e non necessita del consenso dell’Interessato (art. 6(1)(b) del GDPR);

b) gestione dell’eventuale contenzioso (inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, recupero crediti, arbitrati ecc). In tal caso il suo consenso non è necessario poiché il trattamento dei dati è funzionale al diritto di far valere in giudizio gli interessi del Titolare oltre che al diritto di difesa posto che il trattamento si fonda sul legittimo interesse del Titolare (art. 6(1)(f) del GDPR);

c) adempimento di obblighi derivanti dalla legge, regolamenti o normativa comunitaria (es. obblighi fiscali e contabili) per cui il conferimento dei dati è obbligatorio e il trattamento non necessita del consenso dell’Interessato (art. 6(1)(c) del GDPR);

d) c.d. finalità di soft-spamming: nel caso in cui l’interessato abbia già usufruito di un prodotto/servizio del Titolare, RAMSOFT s.r.l. potrà utilizzare l’indirizzo e-mail conferito per inviare comunicazioni relative alla vendita diretta di prodotti o servizi analoghi a quelli già acquistati dall’interessato, senza necessità del suo consenso, a condizione che non venga esercitato il diritto di opposizione (ai sensi dell’art. 130 del Codice Privacy);

e) attuazione finalità commerciali dirette, ossia per fornire informazioni e materiale commerciale e pubblicitario (anche mediante tecniche di comunicazione a distanza quali ad es. newsletter) su servizi o iniziative aziendali, solo previo consenso espresso. Il rilascio dei Dati per detta finalità è facoltativo, fondandosi sul consenso liberamente e regolarmente prestato (art. 6 (1) (a) del GDPR).

3 MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I Dati saranno trattati dal Titolare con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza dell’Interessato tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.

4 CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati necessari per la gestione del Contratto e l’assolvimento degli oneri di cui alla lettera (a) e (b) del punto 2 della presente informativa saranno conservati dal Titolare nei propri archivi per i 10 anni successivi alla registrazione delle operazioni in ottemperanza agli obblighi civili e fiscali imposti dalla normativa vigente. Analogamente, i Dati di cui alla lettera (c) del punto 2 necessari per la tutela in caso di contestazione o controversia saranno conservati per 10 anni dalla cessazione del Contratto.

In relazione alle operazioni di cui al punto 2 lettera d) (ovvero marketing), i Dati verranno trattati fino a successiva revoca del consenso e comunque non oltre il termine ritenuto congruo, pari ad anni 5 (cinque) alla luce della natura e della tipologia dell’attività prestata e dei beni immessi sul mercato dal Titolare. L’eventuale mancato rilascio o revoca del consenso non pregiudicano in alcun modo l’esecuzione del Contratto.

5 COMUNICAZIONE, DIFFUSIONE E TRASFERIMENTO DEI DATI

I Dati saranno trattati, nei limiti di quanto necessario, dal personale autorizzato, adeguatamente istruito e formato, del Titolare, nonché dal personale dei soggetti terzi che prestano servizi al Titolare ed effettuano trattamenti di Dati per conto e su istruzione di quest’ultimo quali responsabili del trattamento. Si tratta di coloro che forniscono servizi informatici (es. hosting provider), servizi di call center, attività di recupero crediti, servizi di supporto alla clientela (es. gestione del ticketing), servizi di supporto alle attività di marketing (es. direct email marketing) e società terze. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i Dati in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta. 

Nei casi in cui il rapporto contrattuale preveda l’intervento di nostri partner commerciali, il Titolare potrà condividere alcuni Dati con i distributori e i partner facenti parte della catena di distribuzione dei prodotti.

Nello svolgimento delle proprie attività ordinarie aziendali i Dati potranno essere comunicati a soggetti che svolgono attività di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dal Titolare, consulenti e liberi professionisti nel contesto di servizi di assistenza fiscale, giudiziale e in caso di operazioni societarie per cui si renda necessario valutare gli asset aziendali, enti e amministrazioni pubbliche, ivi incluse autorità fiscali ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio. I dati di contatto potrebbero essere comunicati per esigenze del tutto occasionali a clienti e/o fornitori del Titolare, ad esempio qualora debbano collaborare con tali soggetti ai fini della prestazione dei servizi.

I Dati non saranno in alcun caso diffusi né saranno generalmente trasferiti fuori dall’Unione Europea. Tuttavia, qualora, per specifiche esigenze connesse alla sede di localizzazione del terzo con cui i Dati potranno essere condivisi, i Dati debbano essere trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo, il Titolare si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia adeguati, anche di carattere contrattuale, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo (si potrà richiedere copia degli impegni assunti dai terzi nel contesto di tali clausole mediante richiesta da inviarsi al Titolare).

6 QUALI SONO I DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’Interessato potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-21), ivi inclusi:

• ricevere conferma dell’esistenza dei Dati e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i Dati (diritto di rettifica);
• chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei Dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i Dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
• opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
• revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
• proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it) in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
• ricevere copia in formato elettronico dei Dati che lo riguardano come Interessato, quando tali Dati siano stati resi nel contesto del contratto e chiedere che tali Dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

Per esercitare tali diritti l’Interessato può rivolgersi al Titolare RAMSOFT s.r.l. inviando la sua richiesta al seguente indirizzo di posta elettronica ramsoft@pec.it o, a mezzo raccomandata r.r., al seguente indirizzo: RAMSOFT s.r.l. Via Covignano,215 – 47923 Rimini (RN).

IL Titolare del trattamento

RAMSOFT s.r.l.